Buchhaltungssoftware wechseln: so nehmen Sie die Daten mit

Ein Wechsel des Buchhaltungsprogramms ist ein Stichtag, keine parallel laufende Dauerlösung. Eröffnungsbeträge, Nummernkreise, offene Posten, Bankanbindung und das Archiv müssen geplant werden, sonst drohen doppelte oder lückenhafte Erklärungen. Dieser Text beschreibt typische Schritte. Es ist kein Migrationsprojekt.

Aufbewahrung: Aufbewahrungspflicht. Überblick: Buchhaltungssoftware für Selbstständige.

Was Sie vor der Kündigung klären

• Welchen Export Sie erhalten (Buchungen, Belege, Stammdaten) und wie lange Sie lesend zugreifen dürfen.
• Ob der Nummernkreis der Rechnungen ohne Lücken oder Doppelte weiterläuft.
• Wie die Bankanbindung beendet und im neuen Paket neu gesetzt wird – Bankanbindung.
• Ob Ihr Steuerbüro denselben Stichtag kennt – Steuerberater.

Das alte System bleibt typischerweise Archiv für die gesetzliche Frist; löschen Sie es nicht, nur weil das neue Programm „läuft“.

Der Stichtag

Ein Wechsel zum Monats- oder Jahresanfang ist oft leichter nachzuvollziehen als ein Schnitt mitten in einer Voranmeldungsperiode – Voranmeldung. Machen Sie eine Probe mit Eröffnungsbeträgen und einigen offenen Posten, bevor Sie kündigen.

Was Sie prüfen

• Eröffnungsbeträge und offene Posten stimmen mit dem alten System überein.
• Das Archiv des alten Pakets bleibt innerhalb der Fristen lesbar.
• E-Rechnungen und Belege sind im neuen System empfang- und auffindbar – E-Rechnung.

Nutzen Sie die Checkliste auch für den Umzug. GoBD-Anforderungen gelten in beiden Systemen: GoBD.

Kurz gesagt

Wechseln Sie an einem klaren Stichtag, mit Export, Archiv und abgestimmter Bankanbindung. Das alte System ist kein Ballast, sondern Teil der Aufbewahrung.