Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Sie beschreiben, was eine digitale Buchführung für die Finanzverwaltung nachvollziehbar und prüfbar macht. Dieser Text ordnet ein, was das für Ihre Software heißt. Es ist keine vollständige Wiedergabe der GoBD und keine Steuerberatung.
Aufbewahrungsfristen stehen in Aufbewahrungspflicht. Der Überblick: Buchhaltungssoftware für Selbstständige.
Was typischerweise erwartet wird
Unterlagen sollen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachvollziehbar sein. Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen; ein nachvollziehbarer Weg (wer hat wann was geändert) gehört dazu. Ein Programm, das Buchungen einfach überschreibt, ohne Historie, ist dafür typischerweise ungeeignet.
Die Finanzverwaltung kann Zugriff auf die Daten verlangen. Fragen Sie den Anbieter, in welcher Form Sie Daten exportieren und wie lange sie lesbar bleiben, auch nach einer Kündigung. Eine Verfahrensdokumentation – also die Beschreibung, wie Sie tatsächlich buchen – ist Ihre Aufgabe, nicht nur ein Häkchen in der Software.
Was Software nicht automatisch erledigt
Ein Cloud-Paket „mit GoBD-Hinweis“ ersetzt nicht Ihre Organisation: Belege zeitnah erfassen, privates und betriebliches trennen, Zugänge begrenzen. Wer mit einem Steuerbüro zusammenarbeitet, klärt, wer welche Schritte übernimmt – Selbst buchen oder Steuerberater.
Fragen an den Anbieter
- Buchungen sind nachvollziehbar, Korrekturen überschreiben die Historie nicht still.
- Ein Export für den Datenzugriff oder die Übergabe an das Steuerbüro ist dokumentiert.
- Daten bleiben innerhalb der Aufbewahrungsfristen lesbar, auch wenn ich kündige.
- Zeitstempel und Nutzer sind nachvollziehbar, soweit das Paket das vorsieht.
Nehmen Sie die Punkte in die Checkliste auf. E-Rechnungen sind strukturierte Unterlagen und gehören ebenfalls in diese Logik – E-Rechnung.
Kurz gesagt
Die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit, nicht ein bestimmtes Markenprodukt. Prüfen Sie Historie, Export und Ihre eigene Routine. Unsicherheiten klären Sie mit einem Steuerbüro, nicht allein mit einer Softwarebroschüre.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die GoBD?
Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu digitaler Buchführung und Datenzugriff. Sie verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit und geordnete, zeitgerechte Aufzeichnungen.
Reicht ein „GoBD-Siegel“ des Anbieters?
Nein. Sie brauchen eine nachvollziehbare Historie, einen Export und eine eigene Verfahrensbeschreibung, wie Sie tatsächlich buchen.
Wer schreibt die Verfahrensdokumentation?
Das ist typischerweise Ihre Aufgabe (ggf. mit dem Steuerbüro), nicht nur ein Häkchen in der Software.